Jako firma handlu drewnem, która jedynie kupuje i odsprzedaje towar bez jego zmiany, są Państwo w świetle rozporządzenia UE w sprawie wylesiania (EUDR) podmiotem handlowym – i od nowelizacji z grudnia 2025 r. nie składają Państwo własnego oświadczenia o należytej staranności, niezależnie od wielkości firmy. Różnica leży w szczegółowości: duże podmioty handlowe (niebędące MŚP) rejestrują się w systemie TRACES, zbierają numery referencyjne, przechowują je przez pięć lat i sprawdzają w razie wątpliwości; podmioty handlowe będące MŚP przede wszystkim zapisują numery referencyjne i je przechowują. Podmiotem z własnym oświadczeniem stają się Państwo dopiero wtedy, gdy sami importują.
Państwa rola w łańcuchu dostaw
EUDR rozróżnia podmioty i podmioty handlowe – według tego, czy wprowadzają Państwo produkt do obrotu po raz pierwszy (podmiot), czy jedynie przekazują dalej towar już objęty oświadczeniem (podmiot handlowy). Firma handlu drewnem nie zmienia towaru, jest więc podmiotem handlowym. Inaczej niż przed nowelizacją z 2025 r. również duży podmiot handlowy nie składa już własnego oświadczenia o należytej staranności; różnica między dużymi a małymi firmami polega dziś wyłącznie na szczegółowości obowiązków.
Duże przedsiębiorstwo handlowe (niebędące MŚP) rejestruje się w unijnym systemie TRACES NT, zbiera numery referencyjne swoich dostawców, przekazuje je dalej i w razie uzasadnionych wątpliwości sprawdza, czy dopełniono należytej staranności. Podmiot handlowy będący MŚP ma najmniej obowiązków: zapisywać i przechowywać numery referencyjne, prowadzić dokumentację – bez rejestracji w systemie TRACES. Własne oświadczenie jest konieczne tylko wtedy, gdy importują Państwo sami – wtedy są Państwo importerem, a tym samym podmiotem z pełną należytą starannością.
Państwa obowiązki
- Kompletnie dokumentować dane dostawców i klientów – nazwę, adres oraz numer oświadczenia (DDS).
- Przy każdej przyjmowanej dostawie pozyskiwać od dostawcy numer referencyjny oświadczenia o należytej staranności.
- Przy sprzedaży przekazywać numer oświadczenia klientowi – na dokumencie dostawy lub na fakturze.
- Przy każdej przesłance wskazującej na ryzyko (na przykład nielegalny wyrąb) niezwłocznie informować właściwy organ oraz swoich klientów.
- Jako duży podmiot handlowy (niebędący MŚP) dodatkowo: zarejestrować się w TRACES NT i w razie uzasadnionych wątpliwości sprawdzać, czy dopełniono należytej staranności.
- Tylko przy imporcie własnym: pełna należyta staranność ze współrzędnymi geolokalizacyjnymi, oceną ryzyka i własnym oświadczeniem o należytej staranności – wtedy obowiązują zasady dla importerów.
- Przechowywać wszystkie dokumenty w postaci cyfrowej przez pięć lat.
Typowy przebieg w handlu
- Zamówienie u dostawcy – numer oświadczenia jest przy tym automatycznie zamawiany.
- Kontrola przy przyjęciu towaru: wprowadzenie numeru oświadczenia do systemu, zapisanie certyfikatów (FSC, PEFC).
- Wskaźnik ryzyka ocenia dostawę na podstawie kraju i dostawcy.
- Sprzedaż klientowi: numer oświadczenia jest automatycznie drukowany na dokumencie dostawy i na fakturze.
- Baza klientów rejestruje, komu przekazano które oświadczenie.
Wskazówka praktyczna: Największą przeszkodą w handlu jest brakujący numer oświadczenia od dostawcy. Prosimy żądać numeru DDS już przy składaniu zamówienia – a nie dopiero przy przyjęciu towaru. Co robić, gdy dostawca go nie przekazuje, wyjaśniamy w artykule Co zrobić, gdy dostawca nie współpracuje?
Co musi potrafić oprogramowanie
- Baza dostawców i klientów z zarządzaniem oświadczeniami
- Automatyczne ostrzeganie o ryzyku dla krajów wysokiego ryzyka
- Portal internetowy, w którym dostawcy sami uzupełniają swoje dane
- Automatyczny nadruk numeru oświadczenia na dokumencie dostawy i fakturze
- Integracja z systemem ERP i księgowością (na przykład DATEV, Sage)
- Raportowanie według kraju, dostawcy i ilości
- Pięcioletnie archiwum z aktami dla organu na jedno kliknięcie
Terminy dla handlu drewnem
| Wielkość przedsiębiorstwa | Obowiązek od |
|---|---|
| Większe przedsiębiorstwa | 30 grudnia 2026 r. |
| Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) | 30 grudnia 2026 r.* |
* Ważne dla branży drzewnej: Zgodnie z art. 38 ust. 3 przedłużony termin 30 czerwca 2027 r. – wyłącznie dla osób fizycznych oraz mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw istniejących jako takie 31 grudnia 2024 r. – dotyczy tylko produktów, które nie były jeszcze objęte dawnym rozporządzeniem w sprawie drewna (EUTR). Drewno okrągłe, tarcica, płyty i meble podlegały EUTR – dla nich obowiązuje 30 grudnia 2026 r. niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa.
Nawet jeżeli jako MŚP przychodzi na Państwa kolej później: część Państwa dostawców podlega przepisom wcześniej. Prosimy więc odpowiednio wcześnie zacząć zbierać numery oświadczeń, aby łańcuch pozostał kompletny. Jak dokładnie wypełnić oświadczenie, wyjaśniamy w artykule Wypełnianie oświadczenia o należytej staranności – krok po kroku.
Ważne: Role wzajemnie się nie wykluczają. Przy towarze kupowanym na jednolitym rynku UE pozostają Państwo podmiotem handlowym; przy towarze importowanym samodzielnie z kraju trzeciego są Państwo równocześnie podmiotem. Rola przypisana jest do przepływu towaru, a nie do przedsiębiorstwa – Państwa oprogramowanie powinno obsługiwać oba przypadki równolegle.
Głębokość kontroli zależy od kraju produkcji
Od czasu nowelizacji nakład pracy zależy od klasyfikacji ryzyka kraju produkcji (unijna klasyfikacja krajów):
- Niskie ryzyko – 141 krajów, w tym większość partnerów handlowych: uproszczona należyta staranność zgodnie z art. 13. Zbierają Państwo informacje i składają oświadczenie – ocena ryzyka i ograniczanie ryzyka odpadają.
- Standardowe ryzyko: pełna należyta staranność z oceną ryzyka i, w razie potrzeby, z działaniami ograniczającymi aż do osiągnięcia poziomu znikomego ryzyka.
- Wysokie ryzyko – obecnie tylko Białoruś, Mjanma, Korea Północna i Rosja: pełna należyta staranność oraz wzmożone kontrole (9 % kontroli zamiast 1 % przy niskim ryzyku).
Klasyfikację znajdą Państwo w klasyfikacji krajów. Prosimy sprawdzać ją dla kraju produkcji – a nie dla dostawcy.
Składanie przez upoważnionego przedstawiciela
Nie muszą Państwo składać oświadczenia osobiście. Zgodnie z art. 6 osoby fizyczne i mikroprzedsiębiorstwa mogą wyznaczyć upoważnionego przedstawiciela, który złoży je w ich imieniu – zazwyczaj jest to kolejny nabywca, na przykład tartak lub firma handlowa, z którą już Państwo współpracują.
Dla przedstawiciela nakład pracy pozostaje umiarkowany: może on składać oświadczenia za wielu mocodawców z jednego konta. Odpowiedzialność za prawidłowość informacji pozostaje po Państwa stronie; przekazana zostaje wyłącznie obsługa techniczna.
Najczęstsze pytania
Czy firma handlu drewnem musi składać własne oświadczenie o należytej staranności?
Dopóki jedynie handlują Państwo towarem, nie zmieniając go, są Państwo podmiotem handlowym i – niezależnie od wielkości – nie składają własnego oświadczenia o należytej staranności. Duże podmioty handlowe (niebędące MŚP) muszą od czasu nowelizacji z 2025 r. zarejestrować się w TRACES NT, zbierać numery referencyjne, przechowywać je i sprawdzać w razie uzasadnionych wątpliwości; podmioty handlowe będące MŚP przede wszystkim je zapisują i przechowują. Własne oświadczenie jest konieczne tylko wtedy, gdy sami Państwo importują.
Czy mała firma handlu drewnem musi składać własne oświadczenie o należytej staranności?
Co do zasady nie. Jako podmiot handlowy będący MŚP nie składają Państwo nowego oświadczenia o należytej staranności; zamiast tego zapisują Państwo numer referencyjny dostawcy i przechowują całą dokumentację przez pięć lat.
Co się dzieje, gdy dostawca nie poda numeru oświadczenia?
Wtedy brakuje Państwu obowiązkowego dokumentu i nie wolno Państwu odsprzedać towaru. Prosimy wcześnie porozmawiać z dostawcą albo zmienić źródło zaopatrzenia – więcej w artykule Co zrobić, gdy dostawca nie współpracuje?