Najpierw rzecz najważniejsza: oświadczenie o należytej staranności (DDS) nie jest formularzem, który da się po prostu „wymyślić” na poczekaniu. Jest wynikiem Państwa należytej staranności – czyli zbierania informacji, oceny ryzyka i ograniczania ryzyka. Gdy te dane są uporządkowane, wypełnienie oświadczenia to czysta rutyna.
1. Przygotowanie danych
Zanim wprowadzą Państwo cokolwiek, prosimy zebrać dla każdej przesyłki następujące informacje. Jeśli zabraknie choćby jednej, oświadczenia nie da się wypełnić:
- Opis produktu oraz kod HS (numer taryfy celnej, zob. załącznik I do EUDR)
- Ilość (masa netto, a w stosownych przypadkach objętość lub liczba sztuk)
- Kraj produkcji, a jeśli jest ich kilka – wszystkie kraje, których to dotyczy
- Współrzędne geograficzne działki produkcyjnej (punkt lub poligon, co najmniej sześć miejsc po przecinku)
- Nazwa i adres dostawcy
- Numery referencyjne oświadczeń z wcześniejszych etapów łańcucha, o ile są dostępne
2. Wprowadzanie informacji
Prosimy wprowadzać dane w uporządkowany sposób. Szczególną uwagę należy zwrócić na gatunek wraz z nazwą naukową (np. Quercus robur dla dębu szypułkowego) oraz na dokładność współrzędnych geolokalizacyjnych – to najczęstsze źródła potknięć. Następnie potwierdzają Państwo, że produkt jest niepowodujący wylesiania (brak wylesienia po 31 grudnia 2020 r.) i został wytworzony legalnie.
3. Złożenie przez TRACES NT
Oświadczenie składa się elektronicznie w unijnym systemie TRACES NT. Po wysłaniu otrzymują Państwo numer referencyjny oraz numer weryfikacyjny. Oba jednoznacznie identyfikują Państwa oświadczenie.
Wskazówka: Przy regularnych zakupach u tych samych dostawców warto rozważyć deklarację zbiorczą. Grupuje ona kilka podobnych przesyłek i oszczędza wiele czasu.
4. Przekazanie numeru referencyjnego
Przy sprzedaży przekazują Państwo numer referencyjny i numer weryfikacyjny swojemu klientowi – najlepiej na dokumencie dostawy i na fakturze. Dzięki temu kolejny podmiot w łańcuchu może oprzeć się na Państwa oświadczeniu i nie musi powtarzać całej należytej staranności.
Najczęstsze błędy
- Zbyt niedokładne współrzędne geolokalizacyjne: Mniej niż sześć miejsc po przecinku albo punkt tam, gdzie wymagany jest poligon. Więcej na ten temat w artykule Punkt czy poligon?
- Błędny kod HS: Prowadzi do zapytań ze strony organu – w razie wątpliwości prosimy sprawdzić taryfę celną.
- Mylenie certyfikatu z zamiennikiem: FSC/PEFC nie zastępują oświadczenia; jedynie obniżają ryzyko.
- Brak archiwizacji: Wszystkie dokumenty należy przechowywać przez pięć lat.
Lista kontrolna
- Wszystkie obowiązkowe informacje kompletne (produkt, ilość, kraj, współrzędne geolokalizacyjne, dostawca)
- Współrzędne geolokalizacyjne o wystarczającej dokładności
- Udokumentowana ocena ryzyka
- Oświadczenie złożone w TRACES NT, numer referencyjny zabezpieczony
- Numer referencyjny przekazany klientowi
- Dokumentacja zarchiwizowana przez pięć lat
Aby zobaczyć, jak ten przebieg pracy wygląda konkretnie w Państwa branży, prosimy zajrzeć do Poradnika EUDR – na przykład dla tartaków lub importerów.