Unijny system informacyjny, w którym rejestruje się i składa oświadczenia o należytej staranności na podstawie EUDR. System jest taki sam w całej UE i wydaje dla każdego oświadczenia numer referencyjny, który przekazuje się dalej wzdłuż łańcucha dostaw.
TRACES NT to urzędowy punkt styku między przedsiębiorstwami a organami. Oświadczenie uznaje się za złożone dopiero wtedy, gdy zostało zarejestrowane w tym systemie.
Czym jest TRACES NT?
TRACES to skrót od „Trade Control and Expert System”. Platformę prowadzi Komisja Europejska, a pierwotnie służyła ona handlowi zwierzętami, żywnością i paszami. Na potrzeby rozporządzenia UE w sprawie wylesiania rozszerzono ją o moduł, w którym rejestruje się oświadczenia o należytej staranności. Jest to centralny system obejmujący całą UE – niezależnie od tego, w którym państwie członkowskim firma ma siedzibę, złożenie odbywa się przez tę samą platformę.
Do czego służy ten system?
TRACES NT pełni jednocześnie kilka zadań:
- Przyjmuje oświadczenie o należytej staranności ze wszystkimi obowiązkowymi danymi.
- Wydaje numer referencyjny i numer weryfikacyjny dla każdego oświadczenia.
- Udostępnia oświadczenia właściwym organom – w Niemczech urzędowi BLE.
- Umożliwia przedsiębiorstwom na dalszym etapie łańcucha dostaw powołanie się na już złożone oświadczenia.
Kto potrzebuje dostępu?
Dostęp jest potrzebny po pierwsze każdemu podmiotowi, który sam składa oświadczenie – na przykład importerowi albo właścicielowi lasu przy sprzedaży bezpośredniej. Po drugie, duże podmioty handlowe oraz podmioty na dalszym etapie łańcucha dostaw (niebędące MŚP) muszą zarejestrować się w systemie, nawet jeśli same nie składają własnego oświadczenia. Małe podmioty handlowe (MŚP) zasadniczo nie potrzebują własnego dostępu, ale zapisują i dokumentują numery referencyjne swoich dostawców.
Wskazówka: Rejestracja odbywa się przez EU Login. Prosimy odpowiednio wcześnie założyć dostęp i ustalić wewnątrz firmy, kto składa oświadczenia. Pozwala to uniknąć wąskich gardeł tuż przed dostawą.
Jak powstają numery referencyjne?
Gdy tylko oświadczenie o należytej staranności zostanie zarejestrowane w TRACES NT, system automatycznie wydaje numer referencyjny i numer weryfikacyjny. Przekazują je Państwo swoim klientom. Klienci mogą następnie powołać się na Państwa numer we własnym oświadczeniu, zamiast powtarzać całą procedurę od początku. Powstaje w ten sposób ciągły, możliwy do prześledzenia łańcuch. Jak krok po kroku wypełnić oświadczenie, pokazujemy w artykule Prawidłowe wypełnianie oświadczenia o należytej staranności.
Powiązanie z innymi obowiązkami
TRACES NT to miejsce złożenia wyniku Państwa należytej staranności. Wprowadzone tam współrzędne geolokalizacyjne stanowią podstawę urzędowej kontroli. Oprogramowanie takie jak Compliance Compass może przygotować dane i przekazać je do systemu, dzięki czemu nie muszą Państwo ręcznie wypełniać każdego pola.