Elektroniczne potwierdzenie, że w odniesieniu do produktu wypełniono obowiązek należytej staranności. Składa się je przed wprowadzeniem produktu do obrotu w unijnym systemie TRACES NT, a oświadczenie otrzymuje numer referencyjny przekazywany dalej w łańcuchu dostaw.
Bez ważnego oświadczenia o należytej staranności objętego produktu nie wolno wprowadzić do obrotu w UE ani wywieźć. Jest ono zatem widocznym efektem całego procesu należytej staranności.
Kto musi złożyć oświadczenie o należytej staranności?
Oświadczenie składa podmiot, który po raz pierwszy wprowadza produkt do obrotu w UE – na przykład importer, właściciel lasu sprzedający drewno okrągłe bezpośrednio albo firma, która sama sprowadza drewno z zagranicy. Kto jedynie odsprzedaje towar już objęty oświadczeniem (podmiot handlowy) albo wytwarza z niego nowe wyroby (podmiot na dalszym etapie łańcucha dostaw, np. tartak lub stolarnia kupujące objęte drewno), ten od nowelizacji z 2025 r. nie składa własnego oświadczenia, lecz przekazuje dalej numer referencyjny dostawcy i przechowuje go przez pięć lat.
Co musi zawierać oświadczenie o należytej staranności?
- Dane produktu (kod HS, opis, ilość)
- Kraj produkcji oraz współrzędne geolokalizacyjne działki, na której wytworzono surowiec
- Potwierdzenie, że produkt jest niepowodujący wylesiania i został wytworzony legalnie
- Odniesienia do wcześniejszych oświadczeń dostawców na wcześniejszych etapach łańcucha (numery referencyjne)
Jak się je składa?
Oświadczenie rejestruje się elektronicznie w unijnym systemie informacyjnym TRACES NT. System nadaje numer referencyjny oraz numer weryfikacyjny. Przy sprzedaży przekazują Państwo te numery swoim klientom, aby mogli powołać się na Państwa oświadczenie. Instrukcję krok po kroku znajdą Państwo w artykule Prawidłowe wypełnianie oświadczenia o należytej staranności.
Deklaracja zbiorcza: Dla kilku podobnych dostaw od tego samego dostawcy mogą Państwo złożyć jedno wspólne oświadczenie – często w formie zestawienia rocznego. Znacznie ogranicza to nakład pracy.
Jak długo trzeba je przechowywać?
Wszystkie dokumenty dotyczące oświadczenia o należytej staranności należy przechowywać przez pięć lat i okazywać na żądanie właściwemu organowi – w Niemczech jest to BLE.