Żaden inny temat związany z EUDR nie przysparza MŚP tylu trudności co ten. Należyta staranność stoi i upada wraz z danymi z łańcucha dostaw. Dobra wiadomość: przy właściwym podejściu niemal każdą blokadę da się usunąć.
1. Bez ogródek: brak danych, brak wprowadzenia do obrotu
Twarda zasada: Bez współrzędnych geograficznych działki, na której wyprodukowano surowiec, nie da się złożyć kompletnego oświadczenia o należytej staranności – a bez niego nie wolno wprowadzić produktu do obrotu na rynku UE. Nie ma tu drogi na skróty.
Brzmi to surowo, ale to właśnie ta zasada sprawia, że cały system działa. Kto mówi o tym dostawcom jasno, buduje potrzebne zobowiązanie – bez gróźb, ale jednoznacznie.
Rozróżnienie ma znaczenie: nie chodzi o brak zaufania do dostawcy. Chodzi o to, że bez danych po prostu nie da się działać – nie wolno byłoby w ogóle sprzedać towaru. Ten komunikat trafia najlepiej wtedy, gdy przedstawi się go jako wspólny problem: obie strony mają interes w tym, aby dostawa legalnie trafiła na rynek.
2. Dlaczego dostawcy się wahają
- Brak wiedzy: Wielu mniejszych producentów w ogóle nie zna jeszcze EUDR.
- Nakład pracy: Obawa, że zebranie współrzędnych geolokalizacyjnych jest skomplikowane.
- Obawy o ochronę danych: Niepewność, co dzieje się z danymi o działkach.
- Technika: Brak narzędzi do wygenerowania danych punktowych lub wielokątów.
W większości przypadków nie chodzi więc o złą wolę, lecz o lukę w wiedzy lub w narzędziach – a jedno i drugie da się uzupełnić. Kto zna przyczynę, może zareagować celnie: przy braku wiedzy pomaga wyjaśnienie, przy obawie o nakład pracy – prostsza procedura, przy obawach o ochronę danych – jasna informacja o celu i okresie przechowywania, a przy braku techniki – narzędzie do zbierania danych. Ogólna presja rzadko prowadzi natomiast do celu.
3. Rozwiązanie 1: wsparcie dla dostawców
Najszybszą drogą jest często pomoc dostawcy, a nie samo stawianie żądań. Prosimy wyjaśnić, że wystarczy punkt GPS lub wielokąt z sześcioma miejscami po przecinku i że można go zebrać prostymi środkami. Warto udostępnić krótką instrukcję lub wzór. Często już samo to usuwa blokadę.
Pomaga też wczesne wskazanie dostawcy terminów: dla drewna obowiązuje 30 grudnia 2026 r., niezależnie od wielkości firmy. Kto o tym wie, zaplanuje zbieranie danych w odpowiednim czasie, zamiast zostać zaskoczonym w ostatniej chwili. Prosimy konkretnie zaproponować wspólne zebranie danych dla jednej czy dwóch działek jako przykład – doświadczenie, że „to wcale nie jest takie trudne”, przekonuje często bardziej niż jakakolwiek ulotka.
4. Rozwiązanie 2: portal dostawcy
Przy wielu dostawcach opłaca się portal dostawcy: centralne miejsce, w którym dostawcy sami wgrywają swoje współrzędne geolokalizacyjne i dokumenty. Oszczędza to odbijania piłeczki mailem, ujednolica formaty danych i tworzy porządną dokumentację – rzecz konieczną, gdy regularnie kupuje się z tych samych źródeł. Dokładnie tym zajmuje się Compliance Compass.
Portal przede wszystkim obniża próg wejścia: zamiast tłumaczyć formaty danych, wysyła się link. Dostawca wpisuje swoją działkę, system od razu sprawdza dokładność i kompletność oraz zgłasza ewentualne błędy. Przenosi to nakład techniczny z Państwa i z dostawcy na oprogramowanie – a liczbę pytań ogranicza do minimum.
5. Rozwiązanie 3: zmiana źródła dostaw
Jeżeli dostawca mimo wsparcia uporczywie nie przekazuje danych, pozostaje wyłącznie zmiana źródła dostaw. Jest to nieprzyjemne, ale konsekwentne: nie można wprowadzać do obrotu drewna, którego pochodzenia nie da się wykazać. Dostawcy certyfikowani lub mający już doświadczenie z EUDR – zob. także FSC, PEFC, FLEGT – są tu często łatwiejszym wyborem.
Zanim zrobią Państwo ten krok, warto chłodno ocenić sytuację: jak ważny jest ten dostawca, jak duży jest wolumen i czy istnieją alternatywy dostarczające ten sam gatunek i tę samą jakość? W wielu branżach rynek jest napięty – pochopna zmiana może kosztować więcej niż cierpliwość, dzięki której wahający się dostawca jednak da się przekonać. W każdym razie prosimy dokumentować swoje starania: w razie wątpliwości pokazuje to właściwemu organowi, że należytą staranność potraktowali Państwo poważnie.
6. Właściwa komunikacja
- Informować wcześnie, a nie dopiero tuż przed terminem
- Wyjaśnić powód: obowiązek prawny, a nie szykana
- Konkretnie powiedzieć, jakie dane i w jakim formacie są potrzebne
- Zaoferować pomoc (instrukcja, portal, osoba do kontaktu)
- Ustalić wymagania na piśmie – najlepiej w umowie dostawy
Jak systematycznie podejść do wdrażania dostawców, opisuje poradnik EUDR dla tartaków. Poradnik EUDR daje przegląd wszystkich obowiązków; szczegółowe wymagania dotyczące danych wyjaśnia tekst Prawidłowe wypełnianie oświadczenia o należytej staranności.