Sorgfaltserklärung (DDS)

Ohne gültige Sorgfaltserklärung darf ein betroffenes Produkt nicht in der EU in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden. Sie ist damit das sichtbare Ergebnis der gesamten Sorgfaltspflicht.

Wer muss eine Sorgfaltserklärung abgeben?

Die Erklärung gibt der Marktteilnehmer ab, der ein Erzeugnis erstmals in der EU in Verkehr bringt – etwa ein Importeur, ein Waldbesitzer beim Direktverkauf von Rundholz oder ein Betrieb, der Holz selbst einführt. Wer dagegen bereits erfasste Ware nur weiterverkauft (Händler) oder daraus neue Produkte fertigt (nachgelagerter Marktteilnehmer, z. B. Sägewerk oder Schreiner beim Kauf von erfasstem Holz), gibt seit der Novelle 2025 keine eigene Erklärung ab, sondern gibt die Referenznummer des Lieferanten weiter und bewahrt sie fünf Jahre auf.

Was gehört in die Sorgfaltserklärung?

• Angaben zum Produkt (HS-Code, Beschreibung, Menge)
• Erzeugerland und die Geokoordinaten der Erzeugungsfläche
• Bestätigung, dass das Produkt entwaldungsfrei und legal erzeugt wurde
• Verweis auf zugrunde liegende Erklärungen der Vorlieferanten (Referenznummern)

Wie wird sie eingereicht?

Die Erklärung wird elektronisch im EU-Informationssystem TRACES NT erfasst. Das System vergibt eine Referenz- und eine Verifizierungsnummer. Diese Nummern geben Sie beim Verkauf an Ihre Kunden weiter, damit diese sich auf Ihre Erklärung beziehen können. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel Sorgfaltserklärung richtig ausfüllen.

Wie lange muss sie aufbewahrt werden?

Alle Unterlagen zur Sorgfaltserklärung sind fünf Jahre aufzubewahren und der zuständigen Behörde – in Deutschland der BLE – auf Verlangen vorzulegen.