Das EU-Informationssystem, in dem die Sorgfaltserklärungen nach der EUDR erfasst und eingereicht werden. Das System ist EU-weit dasselbe und vergibt für jede Erklärung eine Referenznummer, die in der Lieferkette weitergegeben wird.
TRACES NT ist die offizielle Schnittstelle zwischen Unternehmen und Behörden. Eine Erklärung gilt erst dann als abgegeben, wenn sie in diesem System erfasst wurde.
Was ist TRACES NT?
TRACES steht für „Trade Control and Expert System". Die Plattform wird von der EU-Kommission betrieben und war ursprünglich für den Handel mit Tieren, Lebens- und Futtermitteln gedacht. Für die EU-Entwaldungsverordnung wurde sie um ein Modul erweitert, in dem Sorgfaltserklärungen erfasst werden. Es handelt sich um ein zentrales, EU-weites System – unabhängig davon, in welchem Mitgliedstaat ein Unternehmen sitzt, läuft die Einreichung über dieselbe Plattform.
Wozu dient das System?
TRACES NT erfüllt mehrere Aufgaben zugleich:
- Es nimmt die Sorgfaltserklärung mit allen Pflichtangaben entgegen.
- Es vergibt eine Referenznummer und eine Verifizierungsnummer pro Erklärung.
- Es macht die Erklärungen für die zuständigen Behörden – in Deutschland die BLE – einsehbar.
- Es ermöglicht, dass nachfolgende Betriebe sich auf bereits abgegebene Erklärungen beziehen.
Wer braucht einen Zugang?
Einen Zugang benötigt zum einen jeder Marktteilnehmer, der selbst eine Erklärung einreicht – etwa ein Importeur oder ein Waldbesitzer beim Direktverkauf. Zum anderen müssen sich große Händler und nachgelagerte Marktteilnehmer (Nicht-KMU) im System registrieren, auch wenn sie keine eigene Erklärung abgeben. Kleine Händler (KMU) brauchen in der Regel keinen eigenen Zugang, sondern geben die Referenznummern ihrer Lieferanten weiter und dokumentieren sie.
Tipp: Die Anmeldung erfolgt über das EU-Login. Richten Sie den Zugang frühzeitig ein und klären Sie intern, wer Erklärungen abgibt. So vermeiden Sie Engpässe kurz vor einer Lieferung.
Wie entstehen die Referenznummern?
Sobald eine Sorgfaltserklärung in TRACES NT erfasst ist, vergibt das System automatisch eine Referenz- und eine Verifizierungsnummer. Diese geben Sie an Ihre Kunden weiter. Ihre Kunden können sich dann in ihrer eigenen Erklärung auf Ihre Nummer beziehen, statt die Sorgfaltspflicht von Grund auf zu wiederholen. So entsteht eine durchgängige, nachvollziehbare Kette. Wie das Ausfüllen Schritt für Schritt funktioniert, zeigen wir im Beitrag Sorgfaltserklärung richtig ausfüllen.
Bezug zu anderen Pflichten
TRACES NT ist die Einreichungsstelle für das Ergebnis Ihrer Sorgfaltspflicht. Die dort eingetragenen Geodaten bilden die Grundlage für die behördliche Prüfung. Software wie Compliance Compass kann die Daten vorbereiten und an das System übergeben, sodass Sie nicht jedes Feld manuell ausfüllen müssen.