Vorab: Die Sorgfaltserklärung (englisch Due Diligence Statement, kurz DDS) ist kein Formular, das man „mal eben“ erfindet. Sie ist das Ergebnis Ihrer Sorgfaltspflicht – also von Datenerhebung, Risikobewertung und Risikominderung. Liegen diese Daten sauber vor, ist das Ausfüllen reine Routine.
1. Daten vorbereiten
Bevor Sie etwas eintragen, sammeln Sie pro Lieferung folgende Angaben. Fehlt eine davon, kann die Erklärung nicht abgeschlossen werden:
- Produktbeschreibung und HS-Code (Zolltarifnummer, siehe Anhang I der EUDR)
- Menge (Netto-Masse, ggf. Volumen oder Stückzahl)
- Erzeugerland und – bei mehreren – alle beteiligten Länder
- Die Geokoordinaten der Erzeugungsfläche (Punkt oder Polygon, mind. sechs Nachkommastellen)
- Name und Anschrift des Lieferanten
- Referenznummern vorgelagerter Erklärungen, falls vorhanden
2. Angaben erfassen
Tragen Sie die Daten strukturiert ein. Achten Sie besonders auf die Holzart mit wissenschaftlichem Namen (z. B. Quercus robur für Stieleiche) und auf die Genauigkeit der Geodaten – das sind die häufigsten Stolpersteine. Bestätigen Sie anschließend, dass das Produkt entwaldungsfrei (nach dem 31. Dezember 2020 keine Abholzung) und legal erzeugt wurde.
3. Über TRACES NT einreichen
Die Erklärung wird elektronisch im EU-System TRACES NT eingereicht. Nach dem Absenden erhalten Sie eine Referenznummer und eine Verifizierungsnummer. Beide identifizieren Ihre Erklärung eindeutig.
Tipp: Wer regelmäßig von denselben Lieferanten kauft, sollte eine Sammelerklärung prüfen. Sie fasst mehrere gleichartige Lieferungen zusammen und spart viel Zeit.
4. Referenznummer erfassen
Beim Verkauf geben Sie die Referenz- und Verifizierungsnummer an Ihren Kunden weiter – idealerweise auf Lieferschein und Rechnung. So kann sich der nächste Marktteilnehmer in der Kette auf Ihre Erklärung beziehen, ohne die Sorgfaltspflicht vollständig zu wiederholen.
Häufige Fehler
- Geodaten zu ungenau: Weniger als sechs Nachkommastellen oder ein Punkt, wo ein Polygon nötig wäre. Mehr dazu unter Punkt oder Polygon?
- Falscher HS-Code: Führt zu Rückfragen der Behörde – im Zweifel den Zolltarif prüfen.
- Zertifikat als Ersatz missverstanden: FSC/PEFC ersetzen die Erklärung nicht, sie senken nur das Risiko.
- Keine Archivierung: Alle Belege müssen fünf Jahre vorgehalten werden.
Checkliste
- Alle Pflichtangaben vollständig (Produkt, Menge, Land, Geodaten, Lieferant)
- Geodaten mit ausreichender Genauigkeit
- Risikobewertung dokumentiert
- Erklärung in TRACES NT eingereicht, Referenznummer gesichert
- Referenznummer an Kunden weitergegeben
- Belege fünf Jahre archiviert
Wie sich dieser Ablauf konkret in Ihrer Branche gestaltet, lesen Sie im EUDR-Ratgeber – zum Beispiel für Sägewerke oder Importeure.