Először a lényeg: a kellő gondosságra vonatkozó nyilatkozat (DDS) nem olyan űrlap, amelyet menet közben egyszerűen „kitalálhat”. A kellő gondosság eredménye – vagyis az adatgyűjtésé, a kockázatértékelésé és a kockázatcsökkentésé. Ha ezek az adatok rendben megvannak, a nyilatkozat kitöltése puszta rutin.
1. Az adatok előkészítése
Mielőtt bármit is beírna, gyűjtse össze az alábbi adatokat minden egyes szállítmányhoz. Ha akár csak egy is hiányzik, a nyilatkozat nem tölthető ki:
- Termékleírás és HS-kód (vámtarifaszám, lásd az EUDR I. mellékletét)
- Mennyiség (nettó tömeg, adott esetben térfogat vagy darabszám)
- Az előállítás országa – és ha több is van, valamennyi érintett ország
- A termőterület földrajzi helymeghatározási koordinátái (pont vagy poligon, legalább hat tizedesjegy pontossággal)
- A beszállító neve és címe
- A megelőző láncszemek nyilatkozatainak hivatkozási számai, ha rendelkezésre állnak
2. Az adatok rögzítése
Az adatokat strukturáltan vigye be. Külön figyeljen a fafaj tudományos nevére (például Quercus robur a kocsányos tölgy esetében) és a földrajzi helymeghatározási koordináták pontosságára – ezek a leggyakoribb buktatók. Ezután erősítse meg, hogy a termék erdőirtásmentes (2020. december 31. után nem történt erdőirtás), és jogszerűen állították elő.
3. Benyújtás a TRACES NT rendszerben
A nyilatkozatot elektronikusan, az uniós TRACES NT rendszerben kell benyújtani. A beküldés után hivatkozási számot és ellenőrző számot kap. Mindkettő egyértelműen azonosítja az Ön nyilatkozatát.
Tipp: Ha rendszeresen ugyanazoktól a beszállítóktól vásárol, érdemes megfontolnia a gyűjtőnyilatkozatot. Több hasonló szállítmányt fog össze, és sok időt takarít meg.
4. A hivatkozási szám továbbadása
Értékesítéskor a hivatkozási számot és az ellenőrző számot továbbadja a vevőjének – legjobb, ha a szállítólevélen és a számlán is szerepelteti. Így a lánc következő piaci szereplője támaszkodhat az Ön nyilatkozatára, és nem kell teljes egészében megismételnie a kellő gondosságot.
Gyakori hibák
- Túl pontatlan helymeghatározási koordináták: hat tizedesjegynél kevesebb, vagy pont ott, ahol poligon kötelező. Bővebben: Pont vagy poligon?
- Hibás HS-kód: a hatóság megkereséséhez vezet – kétség esetén nézze meg a vámtarifát.
- A tanúsítványt helyettesítőnek tekinteni: az FSC/PEFC nem váltja ki a nyilatkozatot, csak csökkenti a kockázatot.
- Nincs archiválás: minden dokumentumot öt évig meg kell őrizni.
Ellenőrzőlista
- Minden kötelező adat megvan (termék, mennyiség, ország, helymeghatározási koordináták, beszállító)
- A helymeghatározási koordináták kellően pontosak
- A kockázatértékelés dokumentálva van
- A nyilatkozat benyújtva a TRACES NT rendszerben, a hivatkozási szám megvan
- A hivatkozási szám továbbadva a vevőnek
- A dokumentumok öt évre archiválva
Ha látni szeretné, hogyan néz ki ez a munkafolyamat konkrétan az Ön ágazatában, olvassa el az EUDR útmutatót – például a fűrészüzemek vagy az importőrök számára.