Първо най-важното: декларацията за надлежна проверка (DDS) не е формуляр, който просто се „съчинява“ на място. Тя е резултатът от Вашата надлежна проверка – тоест от събирането на данни, оценката на риска и намаляването на риска. Щом тези данни са налице в изряден вид, попълването на декларацията е чиста рутина.
1. Подготовка на данните
Преди да въведете каквото и да било, съберете следните данни за всяка пратка. Липсва ли дори един от тях, декларацията не може да бъде попълнена:
- Описание на продукта и код по ХС (митнически тарифен номер, вж. приложение I към EUDR)
- Количество (нетна маса, а където е приложимо – обем или брой единици)
- Държава на производство, а когато са няколко – всички засегнати държави
- Координатите на географското местоположение на поземления имот на производство (точка или полигон, най-малко шест знака след десетичната запетая)
- Име и адрес на доставчика
- Референтни номера на предходните декларации, ако има такива
2. Въвеждане на данните
Въвеждайте данните структурирано. Обърнете особено внимание на дървесния вид с научното му наименование (напр. Quercus robur за обикновен дъб) и на точността на геолокационните данни – това са най-честите препъни камъни. След това потвърдете, че продуктът е несвързан с обезлесяване (без изсичане след 31 декември 2020 г.) и е произведен законно.
3. Подаване чрез TRACES NT
Декларацията се подава по електронен път в системата на ЕС TRACES NT. След изпращането получавате референтен номер и номер за проверка. Двата номера идентифицират еднозначно Вашата декларация.
Съвет: Ако купувате редовно от едни и същи доставчици, обмислете сборна декларация. Тя обединява няколко сходни пратки и спестява много време.
4. Предаване на референтния номер
При продажба Вие предавате референтния номер и номера за проверка на Вашия клиент – най-добре върху стоковата разписка и фактурата. Така следващият оператор във веригата може да се позове на Вашата декларация, без да повтаря изцяло надлежната проверка.
Чести грешки
- Твърде неточни геолокационни данни: По-малко от шест знака след десетичната запетая или точка там, където се изисква полигон. Повече по темата в Точка или полигон?
- Грешен код по ХС: Води до запитвания от органа – при съмнение проверете митническата тарифа.
- Сертификатът се приема за заместител: FSC/PEFC не заместват декларацията; те само намаляват риска.
- Липса на архивиране: Всички документи трябва да се съхраняват пет години.
Контролен списък
- Всички задължителни данни са налице (продукт, количество, държава, геолокационни данни, доставчик)
- Геолокационните данни са с достатъчна точност
- Оценката на риска е документирана
- Декларацията е подадена в TRACES NT, референтният номер е осигурен
- Референтният номер е предаден на клиента
- Документите са архивирани за пет години
За да видите как този процес протича конкретно във Вашия отрасъл, прочетете ръководството EUDR – например за дъскорезници или вносители.