De entrada: la declaración de diligencia debida (en inglés Due Diligence Statement, abreviado DDS) no es un formulario que se «improvise» sobre la marcha. Es el resultado de su diligencia debida, es decir, de la recopilación de datos, la evaluación del riesgo y la mitigación del riesgo. Si estos datos están bien preparados, rellenarla es pura rutina.
1. Preparar los datos
Antes de introducir nada, reúna por cada envío los siguientes datos. Si falta alguno, la declaración no podrá completarse:
- Descripción del producto y código SA (partida arancelaria, véase el Anexo I de la EUDR)
- Cantidad (masa neta y, en su caso, volumen o número de unidades)
- País de producción y, si hay varios, todos los países implicados
- Las coordenadas geográficas de la superficie de producción (punto o polígono, mínimo seis decimales)
- Nombre y dirección del proveedor
- Números de referencia de declaraciones previas, si existen
2. Registrar la información
Introduzca los datos de forma estructurada. Preste especial atención a la especie de madera con su nombre científico (p. ej., Quercus robur para el roble común) y a la precisión de la geolocalización: son los tropiezos más habituales. A continuación, confirme que el producto está libre de deforestación (sin tala posterior al 31 de diciembre de 2020) y se ha producido legalmente.
3. Presentar a través de TRACES NT
La declaración se presenta electrónicamente en el sistema de la UE TRACES NT. Tras el envío recibirá un número de referencia y un número de verificación. Ambos identifican su declaración de forma inequívoca.
Consejo: quien compra con regularidad a los mismos proveedores debería estudiar una declaración agrupada. Reúne varios envíos similares y ahorra mucho tiempo.
4. Transmitir el número de referencia
Al vender, transmita el número de referencia y el de verificación a su cliente, idealmente en el albarán y en la factura. Así el siguiente agente de la cadena puede remitirse a su declaración sin repetir por completo la diligencia debida.
Errores frecuentes
- Geolocalización demasiado imprecisa: menos de seis decimales o un punto donde haría falta un polígono. Más al respecto en ¿Punto o polígono?
- Código SA incorrecto: da lugar a consultas de la autoridad; en caso de duda, compruebe el arancel aduanero.
- Malentender el certificado como sustituto: FSC/PEFC no sustituyen la declaración, solo reducen el riesgo.
- No archivar: todos los justificantes deben conservarse durante cinco años.
Lista de comprobación
- Todos los datos obligatorios completos (producto, cantidad, país, geolocalización, proveedor)
- Geolocalización con precisión suficiente
- Evaluación del riesgo documentada
- Declaración presentada en TRACES NT, número de referencia guardado
- Número de referencia transmitido al cliente
- Justificantes archivados durante cinco años
Cómo se concreta este proceso en su sector lo encontrará en la guía EUDR, por ejemplo para aserraderos o importadores.