Nejdřív to hlavní: prohlášení o náležité péči (DDS) není formulář, který si na místě jednoduše „vymyslíte“. Je výsledkem Vaší náležité péče – tedy sběru údajů, posouzení rizik a zmírnění rizik. Jakmile máte tyto údaje v pořádku, je vyplnění prohlášení čistá rutina.
1. Příprava údajů
Než začnete cokoli zadávat, shromážděte ke každé zásilce následující údaje. Pokud chybí byť jediný, prohlášení nelze vyplnit:
- Popis produktu a kód HS (celní sazební číslo, viz příloha I nařízení EUDR)
- Množství (čistá hmotnost, případně objem nebo počet kusů)
- Země produkce a – je-li jich více – všechny dotčené země
- Geolokalizační souřadnice pozemku produkce (bod nebo polygon, nejméně šest desetinných míst)
- Název a adresa dodavatele
- Referenční čísla předcházejících prohlášení, pokud jsou k dispozici
2. Zaznamenání údajů
Zadávejte údaje strukturovaně. Zvláštní pozor dejte na dřevinu s vědeckým názvem (např. Quercus robur pro dub letní) a na přesnost geolokalizačních údajů – to jsou nejčastější kameny úrazu. Poté potvrďte, že produkt nezpůsobuje odlesňování (žádné odlesnění po 31. prosinci 2020) a byl vyprodukován legálně.
3. Podání přes TRACES NT
Prohlášení se podává elektronicky v systému EU TRACES NT. Po odeslání obdržíte referenční číslo a ověřovací číslo. Obě Vaše prohlášení jednoznačně identifikují.
Tip: Pokud pravidelně nakupujete od stejných dodavatelů, zvažte souhrnné prohlášení. Sdružuje několik podobných zásilek dohromady a ušetří spoustu času.
4. Předání referenčního čísla
Při prodeji předáváte referenční a ověřovací číslo svému zákazníkovi – nejlépe na dodacím listu a na faktuře. Další hospodářský subjekt v řetězci se pak může o Vaše prohlášení opřít, aniž by musel náležitou péči provádět celou znovu.
Nejčastější chyby
- Příliš nepřesné geolokalizační údaje: Méně než šest desetinných míst, nebo bod tam, kde je nutný polygon. Více k tomu v článku Bod, nebo polygon?
- Špatný kód HS: Vede k dotazům úřadu – při pochybnostech ověřte celní sazebník.
- Záměna certifikátu za náhradu: FSC/PEFC prohlášení nenahrazují; pouze snižují riziko.
- Žádná archivace: Všechny záznamy je nutné uchovávat po dobu pěti let.
Kontrolní seznam
- Všechny povinné údaje kompletní (produkt, množství, země, geolokalizační údaje, dodavatel)
- Geolokalizační údaje v dostatečné přesnosti
- Posouzení rizik zdokumentováno
- Prohlášení podáno v systému TRACES NT, referenční číslo zajištěno
- Referenční číslo předáno zákazníkovi
- Záznamy archivovány po dobu pěti let
Jak tento postup vypadá konkrétně ve Vašem oboru, se dozvíte v průvodci EUDR – například pro pily nebo dovozce.