El sistema de información de la UE en el que se registran y presentan las declaraciones de diligencia debida conforme a la EUDR. El sistema es el mismo en toda la UE y asigna a cada declaración un número de referencia que se transmite a lo largo de la cadena de suministro.
TRACES NT es la interfaz oficial entre las empresas y las autoridades. Una declaración solo se considera presentada cuando se ha registrado en este sistema.
¿Qué es TRACES NT?
TRACES son las siglas de «Trade Control and Expert System». La plataforma la opera la Comisión Europea y estaba pensada originalmente para el comercio de animales, alimentos y piensos. Para el Reglamento de la UE contra la deforestación se amplió con un módulo en el que se registran las declaraciones de diligencia debida. Se trata de un sistema central, de ámbito europeo: con independencia del Estado miembro en el que tenga su sede una empresa, la presentación se realiza a través de la misma plataforma.
¿Para qué sirve el sistema?
TRACES NT cumple varias funciones a la vez:
- Recibe la declaración de diligencia debida con todos los datos obligatorios.
- Asigna un número de referencia y un número de verificación por declaración.
- Pone las declaraciones a disposición de las autoridades competentes, en Alemania la BLE.
- Permite que las empresas siguientes se remitan a declaraciones ya presentadas.
¿Quién necesita acceso?
Por un lado, necesita acceso todo operador que presente él mismo una declaración: por ejemplo, un importador o un propietario forestal en la venta directa. Por otro lado, los grandes comerciantes y los operadores posteriores (downstream operators) que no sean pymes deben registrarse en el sistema, aunque no presenten una declaración propia. Los pequeños comerciantes (pyme) por lo general no necesitan un acceso propio, sino que transmiten y documentan los números de referencia de sus proveedores.
Consejo: el registro se realiza a través de EU Login. Configure el acceso con antelación y aclare internamente quién presenta las declaraciones. Así evitará cuellos de botella poco antes de una entrega.
¿Cómo se generan los números de referencia?
En cuanto una declaración de diligencia debida se registra en TRACES NT, el sistema asigna automáticamente un número de referencia y un número de verificación. Usted los transmite a sus clientes. Sus clientes pueden entonces remitirse a su número en su propia declaración, en lugar de repetir la diligencia debida desde cero. Así se genera una cadena continua y trazable. En el artículo Rellenar correctamente la declaración de diligencia debida mostramos cómo se completa paso a paso.
Relación con otras obligaciones
TRACES NT es el lugar de presentación del resultado de su diligencia debida. Los datos geográficos que se introducen allí constituyen la base de la comprobación por parte de la autoridad. Un software como Compliance Compass puede preparar los datos y trasladarlos al sistema, de modo que no tenga que rellenar cada campo manualmente.